Onboarding de colaboradores remotos: como fazer?

Descubra como a sua empresa pode fazer o onboarding dos colaboradores remotos.

Provavelmente você já ouviu falar em onboarding de colaboradores. É possível, inclusive, que essa prática já faça parte da rotina  do seu negócio. Com a mudança do regime de trabalho para o home office, muitos gestores tiveram dúvidas acerca dessa operacionalização.

Na prática, as empresas têm adaptado suas condutas a fim de oferecer um ambiente de trabalho adequado aos funcionários, que estão atuando em regime híbrido e de teletrabalho. Isso inclui, por exemplo, o comodato de equipamentos de informática e a disponibilização de itens de papelaria. Mas como fazer um onboarding completo, adaptado a essa nova realidade? 

Qual é a importância do onboarding?

O onboarding é um processo por meio do qual os novos colaboradores são integrados ao ecossistema da empresa. Seu objetivo é criar um ambiente que permita que os novos integrantes estejam preparados e adaptados à rotina da nova empresa. É recomendado independentemente da experiência ou grau de conhecimento do novo colaborador, já que o ingresso em um novo ambiente de trabalho sempre demanda adaptação. 

Essa integração ajudará de forma significativa no processo de integração e envolvimento com a cultura da empresa. Na prática, ela inclui etapas como apresentação, orientação, supervisão e treinamento. Após a conclusão do onboarding, o novo funcionário estará totalmente preparado para desenvolver suas atividades de forma eficiente e alinhada aos propósitos do negócio.

Quais são os benefícios do onboarding?

O onboarding é um processo que demanda planejamento e conhecimento dos profissionais envolvidos. Porém, apesar de complexo, são muitos os benefícios para a empresa:

  • fortalece o relacionamento entre os colaboradores;
  • contribui para a integração e o clima organizacional;
  • ajuda no alinhamento do comportamento com a cultura da empresa;
  • aumenta o engajamento e a motivação dos funcionários;
  • reduz o turnover;
  • promove a retenção de talentos;
  • fortalece a empresa.

Como fazer onboarding remoto?

Normalmente, os processos de integração incluem a apresentação do colaborador para o time, um tour pelas instalações da empresa, uma conversa rápida com os gestores e a apresentação ao posto de trabalho.

É fácil visualizar isso em um ambiente de trabalho presencial, mas, com o distanciamento físico, algumas etapas do processo acabam prejudicadas. Nesse caso, o foco do onboarding deve ser receber bem o funcionário, eliminando algumas etapas — que demandam presença física — e adaptando outras.

O primeiro passo do onboarding é o planejamento. O gestor deve criar uma estrutura que inclua, por exemplo, pré-chegada, chegada, orientações gerais, acompanhamento e feedback. No planejamento, é importante definir como será a apresentação inicial e as informações que devem, obrigatoriamente, serem repassadas.

Essa organização é importante, pois permite estabelecer cronogramas de trabalho, definindo estruturas de duração de cada atividade de onboarding e os respectivos responsáveis. Depois do planejamento, é hora de colocar as estratégias de ação em prática:

  • deixe tudo preparado para o primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Este é o dia mais importante para ele e a empresa deve estar pronta para recebê-lo. Isso inclui a elaboração de um cronograma prévio com os horários das reuniões;
  • Envie um e-mail de boas-vindas alguns dias antes do início das atividades, anexando o manual do colaborador e a agenda do onboarding;
  • Envie um kit de boas-vindas para o endereço do profissional. Nesse caso, considerando o trabalho em home-office, é importante já enviar as ferramentas de trabalho, como notebook, softwares, telefone e toda estrutura básica para o primeiro dia de trabalho;
  • O primeiro contato pode ser por ligação de vídeo, com horário marcado. A pessoa responsável pela recepção deve ter um perfil receptivo e estar preparada para orientá-lo com relação aos próximos passos;
  • Esse é o momento para conhecer mais o colaborador e aproveitar para compartilhar a cultura organizacional, os valores da empresa, as tarefas, rotinas e os recursos de trabalho. Isso tudo pode ser feito por meio de dinâmicas específicas;
  • Faça uma reunião de apresentação com os demais membros da equipe e colegas de trabalho;
  • Eleja alguns funcionários para ajudar o novo funcionário. No começo ele pode ter dúvidas e é fundamental contar com um ponto de apoio.

Além disso, o processo de onboarding remoto pode incluir apresentações e treinamentos, a fim de contribuir para que o funcionário absorva as informações necessárias para dar início às tarefas. Nesse ponto, o setor de RH pode estruturar a melhor estratégia com base na realidade e demandas do negócio.

Vale destacar que o processo não se resume a uma apresentação. O novo funcionário deve receber treinamento e ser acompanhado por um determinado período. Também é fundamental investir na comunicação. Mantenha os canais abertos, procure estar sempre à disposição e entender como está sua evolução. Isso ajuda no seu desenvolvimento e antecipa eventuais problemas.

O processo de onboarding é fundamental tanto para a empresa como para o trabalhador. Por isso, deve ser feito mesmo à distância, adaptando processos e investindo na tecnologia necessária para não deixar essa importante etapa de lado.

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