Fazer a gestão da comunicação empresarial é fundamental para o funcionamento de uma organização. Afinal, esse mecanismo estimula os colaboradores a trabalharem de maneira engajada, integrada e alinhados aos objetivos da empresa. Para colocar isso em prática, contudo, é preciso contar com ferramentas eficientes. Alguns exemplos que podem ser utilizados com este objetivo incluem fluxogramas, aplicativo de RH, mural informativo e intranet.
Independentemente do tamanho da empresa ou da sua área de atuação, as ferramentas de comunicação corporativa são importantes. Como essa comunicação favorece o sentimento de pertencimento, há um impacto positivo na produtividade e no desempenho das equipes.
A Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) define um fluxo de comunicação bem estruturado como aquele que não é estabelecido somente entre os setores, mas também entre a empresa e seus principais públicos. Esse mecanismo contribui positivamente para o fortalecimento da reputação, da imagem e da consolidação do posicionamento.
A comunicação empresarial interna é a ferramenta responsável pelo relacionamento entre equipes e empresas. De acordo com a Aberje, a equipe de Recursos Humanos (RH) é responsável por estabelecer a comunicação interna em 63,2% das organizações.
Nesse sentido, é fundamental que esse departamento domine as principais ferramentas de comunicação corporativa, tanto para funcionários alocados na empresa quanto para aqueles que trabalham a distância.
Como funciona o fluxo de comunicação
As redes de comunicação podem ser formais, ligadas aos fluxos oficiais – ou seja, emitidas pelo setor de comunicação, como o comitê de colaboradores e o conselho editorial – ou informais, como no caso de grupos de WhatsApp, propostas formuladas sem uma iniciativa corporativa.
Para organizar as ferramentas de gestão de comunicação corporativa, é importante mapear essas redes e fluxos, pois são aspectos que impactam a maneira como a informação percorre os diferentes setores da instituição. Os principais a serem mapeados, conforme a Aberje, são os fluxos de comunicação ascendente e o fluxo de comunicação descendente.
O primeiro é identificado quando a informação parte do funcionário para o líder. É utilizado, por exemplo, para que a alta gestão receba um feedback dos colaboradores e conheça suas percepções, podendo trazer insights sobre o clima organizacional, por exemplo.
Já o segundo diz respeito à informação que segue do líder para o funcionário, chamado também de comunicação vertical ou oficial. Nesse fluxo, são transmitidas regras, normas e políticas institucionais.
Os dois tipos de fluxos podem se beneficiar de ferramentas de comunicação.
Fluxograma
De modo geral, um fluxograma de comunicação, segundo a Aberje, é uma representação gráfica em que os elementos são dispostos de maneira sequencial. Eles descrevem as atividades diárias de um setor de comunicação estratégica, por exemplo, ou os fluxos de comunicação na empresa.
Para construir um fluxograma e gerenciar a comunicação empresarial de maneira eficiente, é preciso seguir algumas etapas. Elas incluem a identificação das principais áreas da empresa que têm interface com a comunicação; a análise do tipo de demandas mais recorrentes; e a enumeração de entradas e saídas dessas demandas.
Além disso, é preciso descrever essas questões; identificar as etapas desde a chegada do pedido até sua conclusão; construir um mapa do processo; desenhar e validar o processo; e finalmente, criar o fluxograma de comunicação.
Aplicativo de RH e do colaborador
Os aplicativos de RH e do colaborador estão cada vez mais populares pela praticidade, mobilidade e facilidade que proporcionam. Isso porque é possível utilizá-los em um celular, por exemplo, a qualquer momento.
Assim, o aplicativo para RH pode ser usado como canal para dar orientações, publicar informativos e conceder feedbacks.
Essas ferramentas são desenvolvidas especialmente para aproximar os funcionários da empresa e tornar a comunicação mais eficiente e transparente.
Com o aplicativo, o setor de RH pode criar murais interativos e apresentar notícias e novidades ao alcance de todos. Além disso, a ferramenta costuma oferecer outras funcionalidades como compartilhamento de arquivos, planos de desenvolvimento individual, pesquisas internas e avaliações 360º.
Mural informativo
Outra ferramenta de comunicação corporativa é o mural informativo. Ele deve conter informações e atualizações sobre as novidades da empresa, facilitando a comunicação de uma forma visual.
O mural auxilia na hora de levantar metas da equipe, deixar lembretes e reforçar as estratégias da empresa. Para isso, no entanto, é importante que ele esteja em um lugar visível para todos, com nas salas de reunião.
Intranet
A intranet é uma das ferramentas de comunicação mais citadas pelos canais especializados. Trata-se de uma rede corporativa privada que pode ser acessada por qualquer usuário autorizado dentro da companhia. Ela é usada, principalmente, pela sua rapidez e facilidade de organização da comunicação interna entre os setores e funcionários.
Esse é, portanto, um meio de interligar unidades e departamentos, publicar informativos e treinamentos, divulgar serviços e produtos, entre outros.
Uma das vantagens dessa ferramenta é que todos os colaboradores têm acesso fácil a uma mensagem padronizada. Além disso, por ser um sistema único e integrado, fortalece a comunicação entre as equipes.
Outro diferencial é a possibilidade de personalizar essa rede com o layout da empresa e reafirmar aspectos da cultura organizacional, dando aos funcionários a percepção de pertencimento.
O e-mail ainda é utilizado com frequência pelas empresas, especialmente para deixar todos os processos claros. Notícias importantes, andamentos de projetos e conteúdos relevantes para a equipe são exemplos de pontos que podem ser abordados por esse meio.
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